印刷会社向け外注管理・工賃一元化システム開発

このプロジェクトの要点

• 案件・工賃・手配・納品管理をワンストップで一元化し、二重入力を撲滅
• 外注先への打診・受託・手配・納品のステータスをリアルタイムで可視化
• 外注先ごとの複雑な工賃（基本料金、用紙・色数別の掛け率など）の自動計算を実現
• 月末の請求書と実績データの突き合わせ確認工数を約70%削減

課題：バラバラの連絡ツールと、ブラックボックス化していた外注の進捗

多数の外部デザイナーや印刷・製本パートナーと連携して稼働する印刷会社。外注先への手配や進行管理は、電話・メール・LINEなど担当者ごとに異なるツールで行われていた。

そのため、「現在どの案件を誰に打診中で、どの案件がいつ納品されるのか」の全体像がブラックボックス化し、進行遅延や手配漏れのリスクが常に存在していた。 また、外注先ごとに異なる「紙の厚さやインク色数による複雑な工賃ルール」の計算が属人化しており、月末になると担当者が膨大な請求書を手作業で突き合わせる「集計作業の山」が発生していた。

• 外注先への依頼状況や納期が一覧化されておらず、手配漏れや納期遅延が発生
• 単価計算ルール（工賃）が複雑で、担当者しか正しい金額を算出できない
• 月末の請求書発行時、メール履歴やエクセルを遡って一件ずつ実績と突き合わせる作業に膨大な時間がかかる
• 案件の予算に対する外注費（利益率）の着地が、月末になるまで見えない

私たちの打ち手：打診から納品までをタイムラインで追える一元管理システムと工賃マスタの設計

バラバラだった情報を一箇所に集約するため、社内向けの「外注進行管理ダッシュボード」と、外注パートナー向けの「簡易回答ポータル」を開発した。

案件ごとに発生する外注作業（デザイン、DTP、印刷、製本など）を一括して管理。社内からシステムを通じて外注先へ打診を行うと、外注先に自動で通知メールが届き、外注先は専用のポータルからワンクリックで「受託」「納品」のステータス変更ができる仕組みにした。 また、外注先・作業内容に応じた「工賃マスタ」をデータベース化し、手配書を作成した時点で工賃が自動算出される仕組みを設計した。

システム構成

• 社内管理ダッシュボード：進行中の全案件の外注ステータス（打診中 / 受託済 / 進行中 / 納品済 / 請求済）を一覧表示
• 外注パートナー用ポータル：ログイン不要（認証付きトークンURL）で、スマホやPCから受託回答・納品報告ができる簡易UI
• 工賃自動計算エンジン：外注先マスタと案件条件（サイズ、用紙、色数、部数）を掛け合わせ、工賃を自動プレビュー
• 請求データエクスポート：月末に外注先ごとの確定実績データをCSV等で出力し、会計システムや請求システムと連携

成果：進行の見える化と、月末処理の大幅な短縮

手配の全工程がデジタル化されたことで、社内メンバーであれば誰でも進行状況や外注費用の着地をリアルタイムに把握できるようになった。

• 外注状況がリアルタイムに可視化され、手配漏れや連絡遅延による納期遅延がゼロに
• 外注先ごとの工賃ルールがシステム化され、誰が手配しても正確なコスト算出が可能に
• 月末の外注費集計と請求書の突き合わせ工数を約70%削減
• 案件ごとの外注費比率がリアルタイムで見える化され、見積もり時の粗利予測精度が向上

技術・体制・期間